領導者將與員工之間的溝通單純地定義為：資訊的傳遞。這樣的定義太狹隘，太片面，即使溝通的目的僅是為了傳遞資訊，如果沒有情緒、感覺上的交流，資訊傳遞的任務也不能順利地完成。管理溝通中需要具有長期、戰略性的眼光，應該將溝通看成是一個戰略行動，而並非只是一個資訊傳遞的過程。因此，領導者在溝通中要擺脫五個管理溝通陷阱。這些陷阱嚴重阻礙了溝透過程，扭曲了溝通的行為。
陷阱一：詞能達意。有些管理者錯誤地認為詞語代表著固定的意義。事實上，詞語的意義是人所賦予的，而並不是它所固有的。一個詞語只是引發了意義與感官聯絡，因此，對於詞語來說，一個固定不變的意義是不存在的。一般情況下，一個詞語和它所具有的意義是兩回事，比如：我們在聽到“貓”這樣的詞時，人們的大腦中可能會湧現一致的形象。但是像“管理戰略”這些抽象的詞語只是理念，它們並不具有任何具象特徵，所以不同的人對它們會有不同的理解。在調查中，大多數經理人表示他們都盡力使自己傳遞出去的資訊精準無誤，但正是這些精準的技術語言加大了理解的難度。正所謂隔行如隔山，除了業內人士知道那些詞語的通常含義，外人一般都聽不懂。
陷阱二：資訊等於溝通。在關於這項調查中，有三分之二的人將“資訊”與“溝通”混為一談。資訊，只是單純的事實、資料、情報；而溝通則是將資訊、觀念，甚至情緒感覺傳遞給其他人。溝通中存在的很大問題就是：你想表達的與聽者所接收的往往風馬牛不相及。因為外部環境、心理等各方面因素都可能扭曲資訊的真正含義。但是，大部分人還認為自己已經將資訊原汁原味地傳遞給聽眾了，這種現象更可能形成惡性迴圈，使溝通雙方產生誤解，彼此越來越不信任。
陷阱三：溝通掌握在自己手中。有一家企業的發展部經理說：“我們花了一年的時間制定了新的市場戰略，而CEO只是與其他部門花了一個下午用幻燈片做了一次展示，然後將幻燈片電郵給每個人。他並未確定別人是否收到，而只是想當然地認為別人都原封不動地接受到了他的資訊，並對之表示認同。溝通並不是一件有形的物品，只要隨手遞過去那麼簡單。作為領導，你可能覺得你掌控了溝通的主動性，但你是錯誤的。你所做的每一件事都是在溝通，不管你願不願意，你的表情、你的襯衫、你的辦公室裝修風格以及你閒聊時所透露的東西，甚至你的一個沉默都是在傳遞資訊。資訊是自己長了腳的，你無法不溝通，是接受者確定了‘溝通’的效果。”
陷阱四：業務溝通不需要感情。自從多媒體被大量應用於管理溝通，大企業的溝通幾乎可以形容為“冰冷的幻燈片展示，到了令人昏昏欲睡的程度。”很多員工表示他們都喜歡偏於情感化的溝通，比如：講故事或者微博。有管理者稱情感可以將溝通管理提升為“更高層次的約會”，喚起人們感情與聯想的故事之所以更深入人心，是因為人們對其他人的經歷感受要強於對抽象觀念的感受，這就是情感所賦予的力量。因此，如果能將情感與理智進行完美的結合，溝通就會起到最好的效果。
以上就是管理溝通中最容易讓人迷失的四個陷阱。想要讓溝通達到最好的效果，不僅要看重每一次溝通，而且在溝通中要有明確的目標、長期的戰略計劃。如果還是不知如何建立有效的溝通方式，請參照下面所介紹的溝通步驟。
第一，首先要了解自己的溝通水平。請一些專業人士去評價自己的溝通技巧，或者是從側面瞭解傳遞出去的資訊是否容易被人接受、理解，這樣就能針對性地對自己的溝通方式做出改善。
第二，瞭解聽眾。要記住任何人都不可能單方面決定溝通的效果。聽眾一旦接受到我們的資訊，就會對它們進行“再創造”，所以要站在對方的角度考慮溝通方式。對於管理者來說，最主要的聽眾就是員工、客戶以及與企業事務相關的物件。據調查，員工最希望領導說的話，無論用什麼形式，最好能夠快速、輕鬆地理解。
第三，明確溝通目的。管理溝通最主要的目的就是為了說服，無論是小組成員開會還是進行展示，都可能是在說服員工採取行動。所以，管理者在溝通中要強調性地表達自己想要說的事情，並事先了解說服別人的各種技巧方式。
第四，準備好你要傳遞的資訊。溝通專家提醒領導者一定要能夠做到隨時傳遞自己的資訊。調查表明，企業領導者主要將大部分溝通時間花在五種資訊上：一是公司文化，即我們應該如何做事；二是財務成果，即我們做得如何，以及能得到什麼；三是內部結構，即誰