理。 97
……… Page 105………
為了使座次排列省事、簡便，不出差錯，最好這樣做：凡是固定座次，應在會議人員的 出席證上或簽到證上註明座號。如果證件上不註明座號或不發證件，也可印製“座號票”發 給與會人員對號入座。也可以在會議桌上擺置名籤，並同時印製“座次表”發給與會人員， 以便與會人員尋找自己的座次。首長每次入場，秘書人員應禮貌地把首長引導到座位上。與 會其他人員第一次入場時，工作人員也應作必要的引導。 許多與會人員包括某些首長，對座次排列十分敏感，也特別計較。有些個別人因感到排 座次不公而拒絕出席會議。會下和會外人員也常常以首長的座次排列來判斷人事的調換升 降。所以對這個問題，秘書不可掉以輕心。 （二）做好會議記錄 這是秘書在會議期間的一項重要工作內容。首長最討厭那些傻乎乎的只聽不記的懶漢秘 書。秘書對首長髮言的記錄通常用兩種方法。一種是摘記，即只記要點，不是有言必錄。這 種記錄採用漢字直記。另一種是詳記，即有言必錄。包括髮言中的插話，都要詳細記錄在案。 因為有些首長的新思想、新觀點常常是在別人發言的同時閃出來的，也是稍縱即逝的，而這 些新思想、新觀點很可能逐步成為他開展工作的新思路、新想法。秘書人員無論如何不能忽 視。詳細記錄可採用符號速記，也可根據錄音整理。 會議記錄要求真實、準確、完整，不得隨意增刪改動。特別是速記，更要忠於原話、保 持風格，段落清楚，文字準確。秘書不能添枝加葉，藉機發揮。舉一例子：有一年搞運動， 有人反映某某首長在一次××會議上曾有過不正確言論，上級機關就要用××會議上的記錄 加以查證，一查確實說過那樣的話。首長啞口無言，就去找記錄人。記錄人回憶了很久終於 想起來了，委屈地說：“那些話在當時是最革命的。由於您當時說得不透徹，我怕下級說您 的態度不明朗，就加進了那些話。可我確實沒料到過了這些年，這種話又成了反動言論。” 看看，由於不忠於原話原意，鬧出了大亂子，使得這位首長相當長一段時間翻不過身來。 （三）安排大會發言 秘書人員應提出大會發言的安排意見，供首長審定。安排大會發言要注意：一是注意各 單位之間的平衡。不要一個單位工作幹好了，光聽到他們的聲音，讓其他人員陪會，這會鬧 出許多意見的。二是注意各級領導同志、主要領導同志與一般領導同志的平衡。在大會上， 不能只聽到一個首長的聲音，防止讓與會人員誤認為是一個人說了算。 當然，這些不是秘書所能完全左右得了的。但事先提出建議供首長考慮是可以做得到 的。 （四）安排首長的社交活動 在開會期間，一些首長可能還要參加大會內外的社會活動和禮賓活動，如接見和看望與 會人員，致詞、題詞，同代表照相留念，同代表一起觀看影視，參加其他文體活動等。這些 活動，如果安排恰當，對開好會是有益的；如果安排不當，可能成為首長或會議的負擔。 給首長安排會議中的社交活動，秘書要注意三點：一是注意減輕首長的不必要應酬，對 各部門、各單位要求首長參加的活動要加以控制。二是凡需要首長參加的社交活動，具體誰 參加，要全面考慮，儘可能平衡。不要過多地集中到某個人或某些人身上。三是要會同有關 部門考慮首長安全問題。 需要指出的是，安排首長參加社交活動，秘書人員只能提出個初步意見，最後由主管領 導確定。 98
……… Page 106………
為首長寫講話稿的藝術 為首長寫講話稿，可以說是秘書的一項基本功。首長要講話，秘書就要寫稿；首長講得 多，秘書就寫得多。特別在有些單位，首長講話習慣於念稿，講兩分鐘話也要寫個稿。自己 又不願動手，也不肯動腦，只好一切由秘書代勞了。寫講話稿，也並不是一件容易的事情。 除了應具備一般的寫作條件外，還應注意：為哪個首長寫講話稿，就要像哪個首長的講話。 這就是秘書為首長寫講話稿的藝術所在。 一、講話稿的種類和寫法