人幾次讓大家靜一靜，都靜不下來，可見發言之熱烈踴躍。當會議開始，傳達 完檔案之後，讓大家就檔案的內容發言表態時，會場上卻出奇地安靜。有的看其他檔案，有 的翻報紙，有的互相交耳私語，就是不往正題上發言。這時，一旦某一個首長挑頭講點別的 內容會場馬上像開了鍋似的重新熱鬧起來。下班的時間快到了。會議主持人扭頭看了看秘書， 隨口說：“今天的會議先開到這兒。下一步我們還要很好地學習。王秘書，把今天會議的討 論情況整理一下，寫個電報，給上面報告一下。”秘書當場回答：“是！”可他心裡慌亂極了。 整理什麼呢？有什麼了不起的內容值得彙報？只好回去瞎編吧！ 有經驗的秘書不這樣做。他知道這次會議很重要，他知道會議後肯定要寫彙報材料，他 也知道在會議上首長們發言可能不積極。於是，在開會前，就去做會議主持人的工作，誘導 首長主持好這次會議：“政委，這個會挺重要，如果首長們發好了言，我整理一下彙報上去， 上級準能轉發。然後咱們再寫它一篇稿子，往報社投一投，碰巧了還能搶個頭版頭條呢！” 經秘書人員這麼一啟發，首長們一重視，會議的開法就大不一樣了。 （二）啟發與會人做好發言準備 秘書不可能用直來直去的方式，“指示”首長在會議上如何如何積極發言，但可以提醒 首長做一些準備。其方式是在通知首長開會時加以暗示和啟發： 48
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“副軍長，明天8 點鐘開會，我覺得您在發言時，是否把第一個專題好好講一講。就 結合您的切身體會來談，我好好記錄。一定能講好。” “副政委，明天8 點鐘開會，我看您講第二個專題最拿手。就把您上次在我們辦公室 裡講的那些內容再歸納幾條。我一定記好。” “參謀長，明天8 點鐘開會，您很忙，又剛回來；；” 經過秘書會前這樣對首長們的提醒和啟發，儘管不一定有想象得那麼理想，但首長們發 言的內容肯定會提高質量的。 （三）誘導會議主持人做好總結性發言 主持會議的首長常常能統攬全域性，胸有成竹。他們可根據自己多年的實踐經驗，對許多 問題講出高人一籌的看法。只要他們能認真地加以思考，就可能出語驚人，觀點新鮮，思路 清晰。秘書把他們的總結性發言記錄下來稍加整理，就是一篇好文章。所以有經驗的秘書， 常常不是事後自己苦思冥想，給首長的講話“編”出什麼新鮮的內容來，而是事前，啟發首 長順理成章地講出你預料不到的內容來。 （四）追蹤重點人做好補充發言 首長對某個問題的看法，不僅僅限於會議上的一次發言。秘書在會議記錄的過程中會發 現，有些首長的發言，絕大部分內容可能很一般，但就某個問題的認識很獨到，見解很精闢， 想法很新鮮。可由於時間的關係，講得還不透徹，不精確，需要追蹤補充。於是就找一個適 當的場合，如到他家裡，到他辦公室，或者和他散步，讓首長就這個問題再談一談看法。一 般說來，首長們很歡迎秘書這樣做，他們覺得這是對自己的一種尊重方式，一種重視方式， 能體現出自己的水平。所以，他們能侃侃而談，而且有問必答，講得很認真，很耐心。比如 秘書對這位首長講：“首長，您在會上講的第二個問題，我覺得挺深刻，可我還沒有全明白 您的意思，您再給我講一講。”“首長，您在會上講的第二個問題我覺得很有新意，但由於別 人插話了，您沒有講完，能不能麻煩您再補充一下？”“首長，您在會上講的第二個問題， 很有見解。但我覺得您好像沒有把話講完，您能不能再給我往深裡說一說？” 只要秘書這樣做了，就一定可以把首長的講話精神整理好。 49
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適應首長不同工作型別的藝術 一天，某部隊政治部突然接到地方當局某部門的來信，信中要求該部隊出10 萬元支援 一項工程建設。否則，隨軍家屬的工作安排，將很難予以考慮。 該部隊領導對這封來信，都表示不解甚至氣憤