極的拖 延藝術中更好地發揮自己的作用。 86
……… Page 94………
替首長搞好接待的藝術 替首長搞好接待，是秘書的一項經常性的工作。搞好這項工作，對於建立上下之間、左 右之間、內外之間的良好關係，確立首長在人們心目中的良好形象，至關重要。同時，對於 及時準確處理好來訪者的問題，從中取得更多的資訊，也關係極大。因此，接待工作就是首 長了解下情的一個視窗，進行調查研究的一種方式，為決策提供依據的一個渠道。 一、接待工作的特點 信訪部門或其他一些部門接待來訪工作，是以組織的名義專門接待來訪者。替首長做接 待工作則不完全一樣，其中大部分是來訪首長個人，而由秘書出面接待。因此它們之間有許 多共同點，也有許多不同點。替首長搞接待工作，有三條明顯的特點： （一）任務繁雜 來訪者有的是事先約好，有的是突如其來； 有的是首長認識，有的是首長不認識； 有的是首長的遠親，有的是首長的老上級、老戰友、老部下； 有的是很受歡迎，有的是遭人討厭： 有的是第一次來訪，有的是三番五次還要再來； 有的是代表一級組織，有的是代表個人或家庭； 有的是來求辦事，有的是來解決問題； 有的是專程看望，有的是前來挑刺； 有的是衣錦還鄉，有的是上門乞求。 …… 如此等等，羅嗦而又麻煩。一個軍級單位辦公室的秘書，一天辦了49 件事，其中接待 來訪人員9 次，派車12 次，接車送站6 次，安排餐宿三個規格8 次。一天中有三分之二是 接待工作，既不可推，也無法推。有的來訪，首長親自出面接待；有的來訪，首長不便出面 接待；有的來訪，首長脫不開身無法出面接待。所有這些，都需要秘書去辦理。 （二）工作具體 人來了，要吃、要住、要玩、要辦事、要派車、要接送、要費口舌。而且來人層次不同， 要求各異。如何安置處理不僅費心思也費體力，哪一個環節沒想到、沒說到、沒跑到都可能 出差錯。來人會說：“不熱情”、“不講交情”、“忘恩負義”等等，罵了首長。首長會說： “粗心大意”、“不懂禮貌”、“不考慮影響”等等，訓了秘書。 有一個老同志，看樣子很普通，到某部隊送孫子當兵。現在的這些首長都不認識他，秘 書接待時較冷淡，吃住安排得很差。談話中，秘書發現他對這個部隊的情況非常瞭解，但始 終不願暴露身份。後來上級領導聽說了，親自來看望，秘書才知道，抗戰時這位老同志就在 這個部隊政治部當領導，工作了相當長時間，現在一些軍區的領導都曾是他的戰友或下級。 秘書傻眼了，又重新做了安置。這件事的責任不在老同志的謙虛，也不在於首長的不認 識，而在於秘書對部隊的歷史發展缺乏必要的瞭解。 接待不好，不僅來人有想法，首長不滿意，涉及到首長親戚的來訪，首長親人也可能不 高興。有個小夥子來找首長，說是首長的外甥，首長自己沒有外甥，也沒聽家屬說過有外甥， 便讓秘書接待一下。秘書一打聽，小夥子是家屬的表外甥，自己也不認識首長全家，是撞運 氣來認親的。秘書見小夥子西裝革履，不像一般人，而首長家屬老家在甘肅山溝裡，至今還 87
……… Page 95………
很窮困，生有懷疑。考慮到首長不認識，家屬又出差在外，就打發小夥子過幾天再來。後來 家屬回來了，一見面，才知道是自己失散多年的表哥的兒子，現在全家在澳門，是一家大公 司的經理，這次專程來尋親。家屬一聽說這幾天外甥住在旅館，很生氣，埋怨秘書辦事能力 差，連個接待也搞不好。 （三）問題難纏 來訪者中有不少問題難以解決，又不走，纏著不放，令秘書頭疼。 一是碰到不講理的人。 本來事情的處理是公道的，正確的，秘書的接待也是恰當的，可他就是不聽不從，與你 吵鬧。趙某十年前是軍需處副處長，因貪汙倒賣糧票油票被開除黨籍，處理復員。這時找上 門來讓部隊首長給平反