是：大型會議，要以檔案的形式下發會議通知；一些小型的會議，用電話通知有 關部門或人員即可；一些緊急性會議，可採用電報的形式快速下達。 無論採用哪種形式，會議的通知都要具體確切，使受文人一目瞭然。並注意適時傳送， 既不能過早又不能過遲。特別是對那些離機關較遠的單位，交通不便的單位，分散的單位， 外出執行任務的單位，都要提前傳送通知。不要等會議快開完了，某些與會人員才接到通知。 接到了通知也買不到車票、機票。同時，對那些編外單位、新設單位、正在裁減、簡編但尚 未完畢的單位，都不能忘記通知他們。 二、做好會議檔案撰寫工作 大型的會議，一般都要起草一批相應的檔案，而這項工作秘書是首當其衝的。秘書給首 長經常起草的會議檔案主要有以下幾種： （一）撰寫開幕詞 比較大型的隆重的會議，一般由首長致開幕詞。撰寫開幕詞，要寫明這次會議召開的背 景，出席會議的人員，會議的目的和主要內容，會議有哪些意義，對與會人員的主要要求， 對會議有哪些希望。開幕詞應簡短有力，具有鼓動性，使到會人員聽得明確，並能以積極熱 情的態度參加會議。 （二）撰寫講話稿 這是秘書人員的一項重要任務。撰寫首長講話稿，要寫明會議的意義和重要性，對有關 工作的適當評價及存在的主要問題，會議應當注意研究討論的中心問題，提出和解釋部屬當 前存在的疑難課題，併力爭有幾條新的見解，使到會人能產生新鮮感、解渴感。秘書在給首 長撰寫講話稿時，切忌照傳照抄，老生常談，讓人聽得乏味，聽完之後，說這位首長“沒水 平”，“他講的還不如我想的”。 （三）撰寫大會報告 大會報告是會議的中心檔案，通常由主要負責人承擔。由於聽取大會報告是召開這次會 議的主要任務，也是與會人員討論的重要依據，還是指導會後一個時期工作的重要檔案，因 此一定要寫好。報告的內容一般包括：進一步闡明會議的性質、任務和意義