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協助首長承辦會務的藝術 會議，一般的解釋是：三人以上在一起討論某種事項。現在，黨政軍的重大問題，往往 都採取召開會議的形式討論決定。會議，體現著黨的民主集中制，體現著黨的集體領導，也 體現著黨的群眾路線。 會議的型別是很多的，可以數上幾十種。主要的有例行工作會議、專題性會議、聯席性 會議、部署工作性會議、總結性會議、座談會、代表大會、代表會、表彰會、動員會、現場 辦公會、經驗交流會、電話會、電視會、廣播大會、報告會、研討會、招待會、碰頭會、常 委會、全委會、懇談會、團拜會、聽證會、小組會，等等。 凡屬較為重要的會議，首長都要出席。有時一個首長參加，有時幾個首長參加，有時全 體首長參加。有時開幕時首長出席，有時會議中間首長接見與會代表，或有時到會做報告或 發表談話，有時會議結束時首長去講話。 凡首長要參加的會議，秘書就要參與這個會議的某個環節或全過程。 所以，秘書如何為首長辦好會務，也是一項經常性的工作。就會議的全過程來看，秘書 可能參與承辦的主要任務是：（1）收集會議的議題，安排會議的議程；（2）發出會議通知， 負責會議報道；（3）準備會議材料，撰寫會議檔案；（4 ）對與會人員進行編組，佈置會場， 安排座次；（5）印發會議證件，負責會場簽到；（6）及時發收檔案，認真加強管理；（7）做 好會議記錄，整理檔案，立卷歸檔；（8）做好會議的保密工作。 以上八項，是秘書人員在做好包括大會小會在內的會務工作中，帶有共性的工作。至於 某一具體會議，某一秘書人員要做哪些工作，需要根據情況決定。下面就秘書為首長辦好會 務幾個共性問題加以探討。 一、做好會議準備工作 會前準備工作主要包括： （一）安排議題 這是開會前秘書要做的第一件事情。一般情況下是先有議題後決定開會。其做法有這樣 幾類：一類是主管領導臨時確定議題，由會議秘書人員向有關部門蒐集檔案，準備資料；一 類是需要會議討論的問題很多，先討論什麼，後討論什麼，需要會議秘書人員提出建議；再 一類是由會議秘書人員事先向主管方面蒐集議題，然後加以安排，列出議題表，提交首長確 定。 會議議題的來源一般為：一是首長批示交辦的或指定有關部門彙報的問題；二是下級機 關提請討論的問題；三是上級機關或首長下達指示，需要下級召開會議學習、研究、討論的 問題。 （二）擬定與會人員名單 會議由什麼人員來參加，有時由首長具體點定，有時首長僅提個框框。其實，什麼人應 當參加會議，會議的規模及其性質已經有明確的限定。比如首長講“明天開個常委會”。秘 書只管把該級組織的常委委員通知到即可。問題是，有些會議的參加人員常常不明確，不好 限定，這就要求秘書會前對參加會議人員提出建議，擬出名單，供首長審定。比如召開一個 軍一級的黨委會，對應到會的缺額人員，由誰來補替？需要哪些人員列席？還有，像座談會、 報告會、傳達會、招待會、團拜會、總結會等，秘書人員應根據領導機關的原則指示和要求， 經過通盤考慮後提出與會人員名單，請領導審定。 95
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秘書在這裡必須清醒地看到：提名與會人員是一項很困難而重要的工作。如果由於秘書 人員造成提名差錯，如漏提、錯提，很可能給領導工作造成不良影響，甚至在政治上犯錯誤。 萬萬馬虎不得。一次某集團軍傳達中央工作會議精神，傳達到師以上幹部。在通知參加會議 的名單中，忘記了已經離休的6 名享受副師待遇的團職幹部，會議剛剛結束，這6 名老幹部 就在電話裡罵罵咧咧地找到軍政委，搞得這位政委很窩火，還得一個勁兒地在電話裡做檢討。 放下電話他就去找秘書，對秘書的“馬虎”狠狠地批評了一頓。 （三）申請報批會議 一旦確定召開某個較大型的會議之後，秘書人員要填寫會議申請單，送上級領導機關審 批。沒有經過批准的會議不準召開。秘書人員要將上級的肯否情況及時報告首長。 （四）擬發會議通知 上級批准召開會議之後，秘書人員就要根據首長的指示，立即草擬和印發召開會議的通 知。其方法