可靠的描述，並針對未來的狀況，提出相應的對策。 同時，在預測思考中，還要周密地考慮宏觀與微觀、整體與區域性、長期與近期之間的關係， 這樣的預測才能全面周到，把失誤減少到最低限度。 三、諮詢建議法 所謂諮詢建議法，就是對首長即將付諸實施的決策，透過調查研究，以充足的事實，提 出可行性和補充性意見。在諮詢過程中，秘書要特別注意這樣幾點： 一是防止按圖索驥。 認為首長想定的課題是經過深思熟慮的，最好不要動搖和否定它。於是到下邊胡亂找幾 個片面的事例加以引證，把首長的決心引入歧途。 二是注重客觀全面。 在收集資料、資訊時，要到現場考察、瞭解實際情況及各種反映，及時發現問題，綜合 分析、研究相關方面的關係和變化，設計各種解決問題的方案和模型，進行各種計算和比較， 從中選擇最佳方案。 三是寫出諮詢報告。 秘書要在進行了一段調查研究之後，先提出初步的報告，與首長交換意見，取得首長的 支援，並在聽取了各方面的意見之後，再寫出正式諮詢報告，請首長考慮採納。只要事實可 靠，論證有力，首長一般是可以採納的。 四、提供資料法 所謂提供資料法，是將有關歷史的現實的，國內的國外的，軍內的軍外的，以及同行業 的資料，提供給首長閱讀，使首長從中獲得啟示。 這種方法是一種無言的聲音，聰明的秘書不必一天到晚在首長耳旁亂嗡嗡，讓首長心煩。 提供資料法，有主動提供和被動提供，即首長索要某個資料，秘書很快能夠滿足；首長 沒有主動索要，但秘書已猜透了首長的心思，能順勢提供。 有意提供和無意提供，即秘書給首長提供某種資料，是專門為首長的某個決策服務的； 秘書為首長提供某些資料，是僅供首長參閱的，為以後的某個決策備用的。 有順向提供和逆向提供，即有些資料是首長樂意看的；有些資料是首長不樂意看，但非 15
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看不可的。 五、比較選優法 所謂比較選優法，是指在首長決策時能提出多種方案，供首長從中選擇最佳的那種。 決策中的最佳方案並不是顯而易見、一眼看穿的，它往往掩蓋在紛紜雜亂的事物之中。 這就需要透過比較加以鑑別，從鑑別中找到最佳者。 比較的方法很多，有縱向比較法，橫向比較法，縱橫交錯比較法，區域性環節比較法，等 等。 在應用比較選優法時秘書要注意： 一是頭緒要清晰。 即是說，秘書不僅僅是被動地把多種方案的一大堆資料或幾包卷宗甩在首長的辦公桌 上，讓首長埋頭閱讀。應該是秘書在雜亂的資料中，先理出幾個清晰的頭緒，供首長參考。 這樣做的目的，主要是可以減少首長的精神負荷和思維負荷，讓首長集中精力，進行決策方 案的選擇和對重大問題的思考。這就是現代管理學上所提倡的“議決分離”。也就是先讓秘 書、參謀人員廣泛收集材料，充分論證，制訂出可行性方案，再交首長思考、選擇，做出決 斷。 二是分析要透徹。 秘書要儘可能對所有參與比較的事物進行透徹的分析，不僅要分析參與比較的各相關的 整體狀況，還要分析各方的內部結構；不僅要分析各個環節的有利因素和不利條件，還要從 整體分析他們的利弊得失，從而在比較中，得出較為可靠的結論。 三是比較要全面。 在進行比較中，要把參與比較的諸事物從起因、經過到結局進行全面的比，客觀的比。 比較時，秘書人員要特別防止摻雜個人感情因素。比如在參與比較的單位中，有些是你的老 單位，你就說好；有些是你的老首長，你就說好；有些單位給了你什麼好處，你就說好。這 就很難完整客觀了，比較也便失去其意義了。 六、漫談聊天法 所謂漫談聊天法，是指不分時間、地點，無固定程式、無明確目的的隨便交談，交流某 種思想感情，談出個人的見解。這是秘書提出建議、輔佐首長決策最經常的方法。 由 於無拘無束，所以講者敢講，聽者隨和；講者情真，聽者意切；推心置腹，互不戒備，在輕 松愉快中交流了思想。在漫談聊天中秘書要注意： 一是在無邊際中有目的。