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協助首長決策的藝術 秘書作為一種職業，在一個單位，視其編制大小，有時是一個人，有時是幾個人，有時 還可能是一個班子甚至幾個班子。他們的職責不僅僅是跟首長進進出出，幫首長抄抄寫寫， 替首長收收發發。 在黨政軍的高階機關，常常有一個或幾個智囊團，也類似秘書班子，專門為首長出謀劃 策。他們的諮詢作用、決策作用，對我們國家各個方面的盛敗興衰，起著舉足輕重的作用。 我們在這裡講的秘書協助首長決策，僅僅是從某個單位，某個側面，或者可以說，僅僅 是就某個秘書個體，來把握分析的。 儘管如此，秘書在決策當中的作用也是不能小看的。那麼，秘書在協助首長決策中有哪 些好的方法可以使用呢？這裡提供以下9 種： 一、隨機提醒法 所謂隨機提醒法，是指隨時隨地地抓住機會向首長進諫。 秘書經常在首長的身邊，遇到什麼問題，有些什麼想法，就可以順便講出來。這些建議， 不一定要對整個工作提出成套方案，也不一定對全域性提出完整的看法。往往是從工作中隨時 發現的區域性的、具體的問題入手，提出建設性意見。 隨機提醒法的關鍵是“隨機”二字。就是說，不曉得在什麼時候、什麼問題上，秘書發 現了個什麼問題，或者首長突然間起秘書對某個問題的看法來，秘書就要視情況，說出個“子 醜寅卯”來。這就要求秘書： 一要注意收集有關資訊。 隨機提醒並不是秘書僅靠自己聰明的頭腦，靈機一動，就能拿出錦囊妙計，而主要靠的 是知識與資訊的儲備；沒有豐富的知識與資訊儲備，樣樣是外行，事事是門外漢，即使問題 碰到了鼻子，也看不到，當然也就找不到解決問題的辦法了。 某單位資金困難，部屬怨聲載道，認為改革大潮如此迅猛，何不開些公司賺上幾筆，於 是有些生產經營人員想開個“化學研究公司”弄個十萬八萬，首長也表示同意。×秘書便告 訴首長：我們地處繁華鬧市，周圍工廠、科研單位林立，這個“化學研究公司”準備上馬的 新產品在市場上已經積壓。再說，這又不是我們的優勢，我們硬要開工生產，其結果不僅賺 不上錢，恐怕連本錢也要賠光。於是首長再次派人到市場調查，結果確實如此就採納了這一 建議，取消了建“化學研究公司”的設想，避免了一筆很可能出現的經濟損失。試想，如果 這位建議者不懂得市場資訊，不做市場調查，能提出有理有據的合理化建議嗎？ 二要巧妙掌握時機。 秘書在運用隨機提醒法時，要想使自己的設想、建議被首長採納，就要特別注意時機。 比如當工作中的錯誤和損失已很明顯時，你的建議再好，也只能算做“事後諸葛”；當工作 中的錯誤和損失還沒有顯現出來時，你的建議再好，也只能算做“好操閒心”。所以，秘書 應經常密切關注首長關注的熱點問題，發現不好的苗頭，就能立即提醒首長注意，並協助首 長分析潛在的危險。在引起首長重視之後，能立即拿出可靠的改進方案。 三要心中有全域性。 有些秘書人員只負責某一方面的工作，所以僅能從某一具體工作環節發現問題，提出建 議。這些建議儘管是好的，正確的，但拿到全域性來衡量，又顯得分量太輕，或具有片面性。 對統籌全域性的首長來說，你的這些建議僅僅是“杯水車薪”，當然不能採納。所以，秘書只 14
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有了解全面情況，才能在隨機提醒中，產生出積極的效果。 二、預測導向法 所謂預測導向法，就是透過預測未來的多種結果，提出有遠見、有價值的建議，引導首 長向正確的方向定下決心。 秘書的預測性建議，從某種意義上講，在決策過程中起著一種戰略導向作用，它常常是 決策的基礎和起點。預測如有失誤，以此為依據的決策，就會使事業蒙受重大損失。而預測 建議的水平越高，決策的科學化水平也越高，也就能給事業帶來興旺發達。這當然是就高層 次的參謀機構而言的。 秘書在預測導向活動中，要特別慎重。沒有八成把握不要狂言。在預測未來之前，要注 意收集各有關方面的資訊、資料、資料，儘可能詳盡地對歷史的、現實的狀態和發展趨勢進 行分析，對未來可能發生的變化做出比較