交待程式和具體意圖，可由秘書人員視實際情況開展工作。這類工作般只涉及機 關日常具體事務，較為簡單，它們多由工作人員按照機關領導平時的管理思想，遵循一般管 理程式，根據實際情況隨時自行處理。 2．有交待程式和辦事意圖，需要秘書人員忠於領導意圖。這類工作一般涉及機關重要 事務，較為複雜。 3．有交待程式但無具體意圖，由秘書人員先根據首長的粗略交待擬出方案，再交機關 領導集團或領導人議定或審定。這類工作都較為重要，只是領導集團或領導人對具體意圖尚 無成熟思考，要先由秘書人員代替自己設想具體意圖並提供初步方案再來審議或審定。 19
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在上述三個工作方式中，秘書人員要運用自身的政治、思想、政策等方面的基本素養， 調動自己掌握的多種知識和有關的情況綜合進行嚴密的邏輯思考。要針對意圖，或拾遺補闕， 對首長意圖某些欠周密、欠恰當的地方，給予彌補、修正、完善；或作進一步的分析、綜合、 調整、取捨，而後，再透過自己的行動將首長意圖體現得更加系統、周密、準確。 （三）領會好意圖，可以提高秘書工作的質量 這是由首長的特點決定的。作為首長雖然他們彼此氣質性格不同，處理問題的方式也不 同，但是他們也有共同之處。 第一，首長對某個問題反覆醞釀，思考成熟以後，才會向下屬或秘書人員交待意圖，如 果對這個問題他還沒有考慮周全，是不會讓你去辦理的。 第二，首長參加工作的時間較長，經歷的風雨也多，對下情的瞭解，一般也比較全面。 他們能夠做到胸有大略，統攬全域性，高屋建瓴。因此，他們對某項工作的指導思想一般把握 得比較好，對工作中應注意些什麼問題，也考慮得比較周全。 第三，首長的想法和打算，常常是彙集了他們領導層內部的各方面意見，有時是黨委或 領導集體的意見。由此他對工作的要求，是很具有權威性的。 以上這幾點決定了，如果秘書在行動前充分領會了首長的意圖，並在行動中始終遵循這 一意圖，那麼其結果，實際上就是凝聚了領導人的經驗，集中了大家的智慧，質量自然是比 較高的。 （四）領會好意圖，可以減少秘書工作的無效勞動 常常有這樣的現象：秘書人員辛辛苦苦幹完了一件工作，卻在領導那裡被否定了，甚至 數次返工，仍然通不過。在這裡，秘書人員就是做了無效的勞動，走了彎路，鬧個白辛苦。 怎樣減少這種無效勞動呢？很重要的一個方面就是準確領會首長的意圖。領會好了首長 的意圖，工作就可以少走彎路，少吃苦頭，減少無效勞動。相反，如果不去領會首長意圖， 隨任自己去發揮，工作的結果就很可能同首長的意見相去甚遠，返工的次數也多，甚至勞而 無功。 有很多秘書的工作能力不能說不強，對自己要求也不能說不嚴格，工作態度也不能說不 端正，可他們工作的結果卻常常在首長那裡通不過。與此相應的另一種情況是，有些人工作 能力並不是很強，但每次工作都能過關，主要也在於如何領會首長意圖的問題上。 秘書只有把自己的工作能力同首長的意圖結合起來，才能辦出令首長滿意的事情來。 二、首長交代意圖的方式 （一）首長意圖的產生 從來源看，首長可能受某一動因激發而產生意圖。它既可以是首長長期工作經驗的結晶， 也可以是平時調查研究的積累；既可以是上級政策精神和本單位具體情況相融會的認識，也 可以是整個領導層的集體研究決定。還可能是受某一事物的啟示而突然爆發的思想火花。 從完善程度看，首長最初的意圖，有的比較成熟、系統、全面；有的則不太明確，比較 簡單，是有待加工的“思想毛坯”。也有的首長雖然站得高、角度新，把握住了關鍵和實質， 具有啟發性、洞察性、廣延性，但還未定型，需要進一步磨礪、最佳化，使其臻於完善。 （二）首長意圖的交代 首長產生了意圖後，就需要向秘書人員交代。交待是辦理的出發點，也是秘書開展工作 的前奏。凡是由專、兼職秘書人員經辦以首長名義安排的重要工作，都應經過交待。如不完 善這一手續，秘書難以明白首長的意圖和各方面的具體要求，必定會閉門造車，苦思冥想， 雖勉力工作，但與首長意見相悖，勢必