數次反覆，耗時費力。或不結合本地區、本單位工作 實踐，流為應景之作。甚至違背實際需要，妨礙工作活動的開展。 20
……… Page 28………
由於首長的氣質、性格、能力和領導方法不同，交代意圖的方式也是不同的。這就要求 秘書人員具有領會不同型別首長意圖的本領，從筆者多年在機關工作的經驗看，首長交待意 圖，大致有如下幾種方式。 1．從交待程度上看。 有的首長是簡潔式的，即只用幾句話就乾脆利索地把他的想法說了出來，其內在涵義， 由秘書去詳細體味，甚至有時只是說：××時候有個會，希望你寫份材料。××時候有個紀 念活動，希望你寫篇講話稿。至於要寫什麼內容他隻字不提。有的首長是詳細式的，即把應 該寫些什麼，應該怎樣寫，甚至每一層應該表達哪些內容，都交待得一清二楚。 2．從交待內容上看。 有的首長是觀點式的，即只提示幾個要點，至於觀點裡面的具體內容則由秘書人員去單 獨思考。有的首長是素材式的，即只給許多他了解的詳細材料，至於這些材料說明了什麼問 題，應該概括出怎樣的觀點，則由秘書人員去總結，去歸納，首長還沒有現成的。 3．從交待手段上看。 有的首長是直接式的，即喜歡把辦事人召來，面對面地親自交待，直到辦事人弄懂記清 為止。這種首長認為，應該一竿子插到底，自己的意圖應該直接地、清晰地、面對面地傳達 到辦事人那裡。有的首長則採用間接方法。喜歡把意圖交待給他的直接的部下，然後讓這些 部下再一級一級地往下交待，經過幾次轉手傳到辦事人那裡。採用這種方式的首長認為，應 該調動各方面的積極性，應使自己的直接部下也瞭解自己的意圖，這樣才不至於在領導關係 上鬧出誤會。 4 ．從交待質量上看。 有的首長是高水平的，即交待意圖時，語言凝練，方法明確，要求具體，只要秘書根據 首長的交待去認真落實就可以了。有的則是低水平的交待，即首長的想法可能很好，但在交 待時，卻是頭緒不清的，說理性不強的。有時秘書聽了半天，連意思都聽不明白，主旨都弄 不清楚。 5．從交待頻率上看。 有的首長是一次性交待，即只用一次交談，就將自己的意圖表述完畢，鐵板釘釘，只此 一次，再不更改。有的首長則是多次性的交待，即透過和秘書多次交談，有時反覆強調，在 時推倒重來，有時棄之又用，從而使自己的意圖不斷清晰，不斷深化，不斷集中。特別是對 一些較為複雜的工作僅一次是不可能交待清楚的。 三、領會意圖的要訣 上面，我們談了首長交待意圖的方式，這僅是一個方面。在實際工作中，更重要的是另 一個方面——如何領會意圖。 （一）領會意圖的過程 首長交待的意圖，僅是秘書辦事的底蘊，並不完全同於主旨。須經秘書人員進一步領會、 深化，並完善這種意圖。 1．領會。 領會要清楚。首長工作忙，頭緒多，注意力經常轉移。秘書在領受任務時須依循領導同 志的思路，詳細聆聽並摘記要點。對不明確的問題當場請示，對辭不達意的話要仔細詢問清 楚，吃透原意，力求把握其精神實質和各方面的細節。相反，如果一味點頭，首長誤認為秘 書已完全領悟，交待時就會略掉一些具體細節，秘書日後再去請示時，則可能時過境遷而不 得要領。 領會要全面。弄清目的、完成時限，據此確定步驟、方法、要求以及行動方案，便於在 21
……… Page 29………
時間許可的限度內統籌規劃。如果“以其昏昏，使人昭昭”，其結果必然是勞而無功甚至造 成不良後果。 領會要深刻。可根據當前的基本傾向和首長的工作日程，分析、感知首長產生意圖的背 景和過程。必要時，可進行跟蹤性補充調查，以掌握首長的思想脈絡，更深刻地體會意圖， 以免隔靴抓癢，似是而非。 2．融會。 工作主旨由多種要素構成，內涵十分豐富。在不違背首長初衷的前提下，秘書要反覆、 橫向擴散思維，舉一反三，把工作實際、專業知識、政策規定、