我忘記電話 號碼了。”那讓首長多掃興。記住了電話號碼，就要集中精力正確撥號，不要一邊和別人說 話，或看書，吃東西，一邊撥號。結果老是撥錯。撥通以後如沒有人接，應耐心等待片刻， 不要罵罵咧咧。如果這樣，即使對方接電話雙方可能也不會有個好態度。 （四）熱情進行自我介紹。電話接通以後，可用親切的口氣詢問一下對方的單位和姓名， 然後再報出自己的姓名。有時，當對方聽到你問他時，他不僅不回答，還生硬地問：“你是 哪裡？”或：“你是誰？”秘書就應迅速告訴對方。加果自己不說，又反問了一個“你是誰？” 這就有可能擱下正事而唇槍舌劍了。 （五）對下級要以禮相待。秘書常常用電話對下級發出通知，下達指示，這就要防止口 大氣粗。講起來就是“嗯啊，唉呀”。或者老是“你們明白沒有？”“你懂不懂呀？”讓人聽 了不舒服，還有什麼“我告訴你，這是××首長的意思。用首長的名義壓人。”更有甚者， 下級接到你的電話後還沒有陳述看法，意見，秘書就把電話壓了。等等，這是不好的。 二、接電話應注意的問題 （一）秘書應該堅持坐班，即使辦事外出也應交待別人接替。當電話鈴響後，應儘快接 聽，而不要拖延。提起話筒後，應主動報出自己的單位及姓名。然後再問對方是誰。切忌自 115
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己什麼都不說，而以老滋老味的口氣反問：“你是誰呀？”這是很不禮貌的。 （二）當對方陳述通話內容時，秘書對聽懂了的，應間或地用“嗯嗯”加以回應，以示 自己在聽，而且聽明白了。不要對方說了一大堆，你一聲不應。對方還以為斷線了，或者是 以為你慢待了他。對沒有聽懂的內容，應很快地詢問：“你再說一遍”，“沒聽清”，“聽不清 楚”，等等。對一些重大的事情，秘書應該把來話內容很準確地記下來，待對方講完後，自 己應主動地把內容重複一遍，好讓對方放心。 （三）無論是接誰的電話，都應熱情，溫和。不要聽到上級的電話就低三下四，聽到下 級的電話就盛氣凌人；不要聽熟人的電話就笑語盈盈，聽素不相識人的電話就冷冷冰冰；不 要聽領導的電話就唯唯諾諾，聽一般人的電話就口大氣粗；當然也不要聽到男士的電話就滿 臉嚴肅，聽到小姐的電話就喜上眉梢；不要心情好的時候有求必應，心情不好的時候態度生 硬。 （四）如果碰上了“小事大羅嗦”的電話，秘書就自認倒黴。不過，也有對付的辦法。 可以向對方說：“您講的我都明白了，而且也記下了，你還有別的事嗎？”或者暗示身邊的 人幫你解脫，讓他大聲地說“劉秘書，有人找。”對方就會加快速度。或者告訴對方自己有 個急事：“我說老張啊，我現在有個急事，得馬上處理，請你過會兒再談好嗎？”或者藉機 來個順水推舟。某單位有個陳教授，因個人幾件小事，覺得領導上處理得不公平，竟在下班 的時間給院辦公室的秘書打了兩個小時的電話。這位秘書儘管在內心裡把這個陳教授討厭透 了，但還是耐心地接聽著。這時突然愛人來氣了：“電話，電話！你就懂得接電話！飯都涼 了。有事到辦公室打去，這麼長的電話煩不煩人哪！”聲很高，陳教授聽到了，自討沒趣地 放下了電話。這位秘書愛人的做法也不可取，不夠婉轉。其實，秘書完全可以和氣地說： “陳老，您也餓了吧，您老伴等著您吃飯呢，下午上班咱們再說，好吧。”陳教授也不至於 太不知趣。 （五）如果接聽以後，自己不是受話人，應當負起代為傳呼的責任。即使不能代為傳呼， 也應把理由給對方講清楚，讓對方理解你的困難。不要一聽不是找你，便說“錯了”，“×× 不在”。不等對方請求就把電話斷了。要知道，有些發話人，可能找某個同志急了，但就是 找不到，於是他就想到秘書人員一定在崗，就把電話撥到你這裡。在力所能及的情況下，這 種電話也應幫助受理。 （六）凡找首長的電話，秘書人員一定要問清來話人的單位、姓名，找哪位首長。如果 是下級單位或不熟悉的人找首長，最好能把來話人找首長要講的話簡要打聽一下，然後將這 些再轉告首長，讓首長決定是否接這個電話。有些首長常常在接電話前愛問：“哪裡來的電 話？”“是誰呀？”“有什麼事找我？”秘書總是一問一個不知道，或者說一句“你一接就知 道