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遇有這種情況，秘書只能用假話搪塞了。 （三）如實陳述 就是把首長正在進行的活動如實地告訴來訪人，請他們予以諒解。比如對客人說：“很 抱歉，首長正在主持一個重要會議，恐怕一時半會完不了，您看能不能改日再來？”或者對 客人說：“您找首長如果有急事的話，是否留個條子，我給您轉告？”也可對客人說：“如果 不保密的話，您先和我談一談，我保證轉達到。今天晚上我把結果用電話轉告您。”或者說： “首長原計劃接見您，所以才約您來，可正趕上個應急事，請您稍等。” 把上述情況如實轉告來訪人，他們即使未被接見或久等一段時間也不會有怨言。 114
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受理首長電話的藝術 秘書替首長打電話、接電話，或替其他部門接轉電話，是一天當中最多的一件事。怎樣 受理這些電話，也體現出秘書的素質修養和業務水平。 一、打電話應注意的問題 秘書為了協助首長工作，打電話簡直是家常便飯。有人統計，某位集團軍的秘書僅一天 時間向外打的電話就有四十多次。在電話裡，秘書常常是首長的代言人。因此要特別注意提 高用電話辦事的效率。 （一）想一想有無必要打電話。在秘書的辦公室裡，常常有幾部電話放在那裡，白色的、 藍色的、紅色的。軍線的、外線的、直撥的。使用起來當然十分方便。但不要用電話代替其 他通訊工具，也不要以為電話是進行指揮、傳呼的唯一手段。要經常想到非打電話不可時才 打電話。我們發現，有些秘書針尖大點的事也撥個電話；兩句話說完的事情，扯上老半天； 本來已經說清楚的問題，還要反覆強調；受話人就在樓上、樓下甚至是隔壁，也要用電話交 談。這些都是文犢主義、官僚主義的一種表現，理應堅決克服。 （二）選擇適當的通話時間。就軍隊性質而言，凡釋出、傳遞上級的命令指示，進行重 大的緊急軍事行動，尋問部下某個特殊事件，或者向上級彙報一個緊急情況，用電話傳遞是 不需要受時間限制的。 但是，如果不是上述情況，秘書人員向外打電話時就要注意選擇打電話時間。除了和值 班人員通話外，其他的通話，白天應在上班時間，夜間則在十點以前。以免干擾人家的正常 生活。午睡時間也最好不要給別人打電話。特別是在深夜時分，更不要給領導人家裡打電話， 這樣做常常會使受話人大驚一場。因為幾乎所有的領導幹部都以為，“半夜的電話沒好事”， “天不怕地不怕就怕半夜來電話”。 （三）查準對方電話號碼，並正確撥號。秘書身邊備有市區、軍線電話號碼薄，對地方 和軍隊更改的電話號碼要特別留心，並及時更正過來。另外，隨身還應攜帶常用簡易電話號 碼本，以供首長或自己使用。比如首長出差在外，想給老伴打個電話，你說：“