嗎？”之後，不要直接回答對方，而應這樣反問對方：“請問您是……”你在弄清了對方的身分和目的之後再說：“請你稍等一下，我去看看孫總是否在家。”擱下話筒，去向上司請示如何答覆。
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第一節 如何使用電話（2）
c。靈活的“已經散會了”
許多公司都有這樣的規定，領導在開會時原則上不得接電話，所以如果客人來電話找上司，只要不是很急的事，就不要讓領導來接電話，散會之後再說。
電話鈴響了，對方要找孫總。
“您是天地公司的李總吧？我孫總的秘書於雪。您要找孫總嗎？實在不湊巧，孫總正在參加董事會，估計會議要到3點鐘才結束。回頭我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎？”
年輕的秘書往往這樣回答。表面上看，這種回答似乎無懈可擊，但是，對於秘書的這種回答，對方又會怎麼想呢？既然你們孫總在家，只不過是在開會，那為什麼就不能抽幾分鐘來接個電話呢？你們不是經常高喊“使用者就是上帝”的口號嗎，為什麼在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢？對方可能越想越生氣。所以，儘管你回答的語氣委婉，態度謙恭，但你這樣的回答仍然是不禮貌的。同樣，在接待外來的客人的時候，也不能這樣回答。在這個時候，你最佳的回答方式應該是這樣：“實在對不起，孫總剛散會，您有急事找他嗎？”待對方說明他的意圖之後，你便說：“請您稍等一下，我幫您去找一找。”這樣，你可以去向孫總悄悄彙報，聽取他的指示，如果孫總認為事情不急，不願意去接電話，那麼，你就要這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎？”這樣做，滴水不漏，對方完全可以諒解。
d。要找的人不在
“我是恆昌公司的馬濤，請問孫總在嗎？”
“孫總現在不在家，估計3點鐘左右回來，請您到時候再來個電話吧。”
有些秘書在對方要找的人不在的時候，往往就這樣直通通地回答對方。也正是由於這種類似的原因，使很多人對秘書產生了偏見，認為秘書就是領導的傳聲筒。電話裡，對方沒有找到自己要找的人，本來就有些掃興，再加上這麼幾句冷冰冰的答覆，心裡會是一種什麼滋味暱？秘書是上司的助手，這種身分和責任都不允許秘書這樣對待上司的客人，因此在這種情況下應該這樣回答對方：“實在抱歉，孫總現在不在辦公室，估計3點鐘左右能回來。我是孫總的秘書於雪，不知您是什麼事，如果您認為方便的話，我可以轉告他。”
“是嗎？那就不麻煩你了。等孫總回來之後，請你轉告他，說恆昌公司的馬濤給他來過電話。我的電話號碼是87654321轉1234分機。”
對方打電話找上司，上司不在時，作為秘書，你接電話必須做到以下四點：第一、向對方抱歉上司不在；第二、主動承擔轉達的責任；
第三、讓對方瞭解自己的職責；第四、將對方的意思（包括電話號碼）複述一遍。
e。不讓對方久等
電話鈴響了。
“我是天地公司李強，請問高明在嗎？”
你叫了兩聲高明。高明不在。有人說他下樓了，你在擱下話筒去找高明之前，應在電話裡再向對方說明一下：“實在不好意思，幾分鐘之後再來個電話可以嗎？”總而言之，你在接到找人的電話後，就必須積極迅速地去找人，但是，讓對方等的時間不能超過三分鐘。
f。推銷的電話
現在推銷的電話越來越多。對於推銷電話，不要這樣直接問對方：“對不起，請問您是誰？”或者“您有什麼事？如果方使的話，請跟我說……”如果對對方的東西不感興趣，也不能簡單地這樣答覆對方：“對不起，我們不需要”或者“我們己經有了。”拒絕時也要注意說話的語氣和分寸，你可以這樣回答對方：“對不起，我們己有了，所以不能……不知您的意思如何？”這就可以做到買賣不成仁義在。
3、怎樣掛電話
a。提前作準備
撥電話之前，心裡要有個譜，要向對方說明哪些問題，或者瞭解哪些情況，這些都要——想清楚，必要的時候要列個提綱。如果要核對或查詢資料，那麼，事先還要把有關檔案檢查一遍，另外，還得把對方的電話號碼和身分核實一遍。
“我是東巖公司的於雪，請問李明在嗎？”你撥通了電話。
“對不起，