正是由於電話在我們的工作中得到了廣泛的使用，所以，在使用電話時要接一定的規矩辦事。雖然對於掛電話的人和接電話的人來說，都沒有看到對方，僅僅是靠電流在交換雙方的聲音，但是，在電話裡也能聞其聲如見其人。如果在打電話時，隨隨便便，同樣會影響你個人和公司的形象。
人們在辦公室打電話也可以說是千姿百態。很多的人在打電話時，以為對方不在眼前，所以則顯得慢不經心，坐在椅子上，二郎腿不停地擺晃，為了舒適，把手臂靠在電話機上……在這些人看來，既然對方不在眼前，沒有看見自己，那又何必一本正經呢？的確，正是因為對方不在眼前才打電話，但是，對方可以透過你說話的語氣和聲調，就能猜想出你說話時是一種什麼模樣，所以，在打電話時，要象對方坐在自己對面一樣一絲不苟，規規矩矩。
打電話同樣要注意說話的節奏，必要時要一字一句，適當放慢速度。有些人在打電話時，不是怕對方聽不清，就是怕對方聽不明白，說話的聲音又尖又快讓人受不了。這樣，不僅讓對方難以聽清楚，就是聽清楚了也不一定反應得過來。還有些人在打電話時，為了貪圖舒適，喜歡把臂肘壓在電話機上，這樣不僅被旁人看起來不雅，而且容易養成一種不良的工作習慣，使自己的發音變濁，從而給對方留下一個還沒有睡醒的印象。說話的姿勢影響著說話的效果，這是毫無疑問的。有一點在這裡有必要提醒秘書，那就是說話既不能過於冷淡，也不能過於熱情，分寸一定要掌握好。
秘書在使用電話時，應注意基本的禮儀：
注意口齒清楚，而且不忘附和。如果是說英語，應不時附和這麼幾句：“I see。 ”“I think so。”
不要隨便岔開對方所說的話題，但也不要有什麼問題就直楞楞地問對方；一定要在聽對方講完之後，自己才能開始發表意見。
自己說話時，如果說得太長，就要不時停頓一會，聽聽對方的反映，總之要替對方考慮考慮；不要只顧著自己說話，也要給對方提問的機會；
不管什麼樣的人打電話過來，都要認真接聽；即使對方對本公司有成見，說話比較粗魯，也應冷靜而敬重的態度與人家說話。有時候，對方拔錯了電話，如果你這麼回答“這裡是某某公司，您是否打錯了電話？”這樣反而會使公司的形象提升得到。
一般來說，誰拔電話誰先掛機，但是，如果對方比自己的地位高的話，就應該等對方掛機後自己才能放下電話。
如果自己上司的地位比對方的地位高的話（特別是在本公司內），應該是先拔通對方的電話，對方接聽電話之後，自己才把電話轉給自己的上司。如果對方的地位比自己上司的地位高或相同，則在撥通對方秘書電話請求轉接之後，馬上把電話轉給自己的上司。
2、怎樣接電話
首先是準備好記錄紙和筆。秘書作電話記錄，最好用統一的電話專用記錄紙，不要等電話鈴響了才臨時找紙張湊合。電話記錄應包括以下凡項內容：什麼時間（接電話的時間）、由誰打來的、打給誰、電話的內容、接電話人的姓名、處理結果（替他人傳達、讓對方再來一個電話或者給對方回個電話）等等；最後將對方的電話號碼重複一遍後記錄下來。
a。電話鈴一響
秘書應隨時在電話機旁預備電話記錄紙和筆，養成作電話記錄的習慣。有些秘書自恃年輕，記憶力強，所以不喜歡作電話記錄。但是，秘書接觸面寬，工作範圍廣，如果不作電話記錄，在工作中隨時有出現遺漏或張冠李戴的現象。
電話鈴一響，就要趕緊拿起電話，最好不要讓電話鈴響過二遍。如果你一時忙得騰不出手來，讓對方等了一會兒，那麼，拿起話筒後就要趕緊向對方道歉：“對不起，讓你久等了。”
如果是直線電話，拿起話筒後第一步就是自報家門：“東巖公司，我是秘書於雪。”如果對方電話撥通就直接找自己要找的人，在這種情況，你把自己所在公司、部門以及自己的姓名告訴對方，對方並不會覺得你話多，相反他會感到很親切。
b。不隨便說“在”或“不在”
鈴響後拿起話筒，你自報家門：“這裡是東巖公司，我是秘書於雪”
“請問孫總在嗎？”對方開門見山。
碰到這種情況，不能隨便這樣回答對方：“在，請您稍等一下。”或者“對不起，他不在。”在沒有弄清對方的身分和目的之前，這樣回答對方，隨時都有可能給自己惹出麻煩來，所以，在對方問“孫總在家