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第四節 財務常識
1、財務常識
作為秘書應具備一定的財務常識。在公司內部，一般都設有財務部門，他們專門負責財務方面的工作，除非你的上司直接負責這個部門，作為秘書沒有必要具備專門的會計知識。但是，為了讓上司在企業經營過程中，掌握企業的經營動態，透過財務報表瞭解企業經營狀況，因此，作為秘書對財務知識多少要有些瞭解。上司透過財務報表知道企業的實際狀況，預測企業的未來，如發現企業經營不景氣，就可以採取措施降低費用，從這個意義上來講，秘書具備一定的財務知識大有好處。
2、資產負責表和損益表
按我國目前的會計準則，企業每月主要是上報資產負債表和損益表這兩個主要表格。
資產負債表主要是表現了資金的使用情況。透過看這份表，就知道企業的資產，有多少是庫存商品、有多少是固定資產，等等。透過了解各種資產結構，就好把握如何排程資金以及在運營過程中下一步應採取的措施等。如果資產增長幅度較大，就表示企業經營狀況良好；相反，如果企業經營狀況不理想的話，資產就不會有什麼增長；如果出現資產減少的情況，那不僅是增增減減的問題了，那就要採取相應的措施，重新檢查公司運營方針，在資金排程、投資方向和企業管理等方面進行調整。
損益表主要是反映企業的盈利狀況。透過這份表，能瞭解企業在一定時期內的“利潤”情況。為了具體瞭解企業的利潤情況，必須瞭解企業在這個時期的銷售收入和經營費用的情況，而這種狀況透過記錄經營狀況的損益表上的營業收入、費用、利息等指標的對比，就能瞭解企業經營的效率。透過損益表可以看企業收入的構成，一般來說，營業收入增加的話，營業費用和利潤也會相應增加。銷售收入與銷售進價之間的比率，反映了企業成本的構成。能從銷售費用、一般管理費用佔總銷售收入的比重中，可以看出企業的負擔和經營管理的水平來。
3、現金支出和報銷
秘書在日常工作中經常要與財務部門打交道，如臨時購買辦公用品、招待客人、市內交通費和為上司報銷出差費用等。由於辦公用品和市內交通費一般金額都不大，現在似乎都是個人先墊付，之後實報實銷。
當然有時為接待客人也要預借些現金，這樣，事後就需報銷費用，根據規定，一筆一筆地細算。作為秘書主要報銷工作，主要是要經常替上司報銷差旅費。
上司準備出差時，應根據上司出差目的地和時間的長短，為上司做一個差旅費預算，根據預算，填好借款單，向財務部門的負責人提出申請，在上司出發之前把現金準備好。在作差旅費預算時，主要是交通費、住宿費和出差補貼這幾項。出差補貼，公司一般都有現成的標準，根據職位高低，有各種不同的補貼標準。
上司出差回來後，秘書要代替上司報銷差旅費。將上司所有出差票據整理好後，按財務部門指定的單據填好，分門別類地算出來，將報銷單交財務部門負責人稽核簽字。根據出差之前預借金額和出差發生的實際費用，多退少補。
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第一節 如何使用電話（1）
1、使用電話應注意的基本禮儀
現代人可能在上幼兒園之前就會使用電話了，在成為秘書之後還有必要學習打電話嗎？當然有必要。
在我們處理各項日常事務的過程中，電話無疑已成為我們最得力的助手。從北京到上海，從廣州到紐約……只要電話一接通，距離就立刻消失了，與寫信相比，它不知要方便多少。因此，可以說在今天，如果我們離開了電話就會寸步難行。