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1、必要時提醒並幫助老闆
老闆可能有很多下屬,需要管理方方面面,需要做各種各樣的決策,因此你應該及時有效地提醒他有關你所管業務方面的事情:
(1)會談時做好記錄,在適當時間提醒老闆會談達成的意向;
(2)有事情需要請示老闆做決策時,先選出可供考慮的選擇、你挑選這種方案的標準,讓老闆做選擇;
(3)當老闆某方面的決策還沒有下達,及時提醒他以前因為沒有及時決策而遇到的問題;
(4)告訴他你期望他做些什麼:只是通知大家一下,或共同決策、或共擔風險。
(5)在記事本上分列出你需要他幫助的那些事項;
(6)準備好事實和資料以避免可能的分歧。用表格和圖表幫助他迅速瞭解情況;
(7)會談後,書面小結他的決策以確認達成的共識;
(8)一旦老闆作出決策,堅決執行並不要在外評論。
2.為老闆著想,節約他的時間
老闆的時間通常比較緊張,而且一般都會有提前的安排,因此你應該為老闆著想,節約他的時間:
(1)問題越簡單,就應該越少佔用他的時間:準備、小結、綜合資訊和各種選擇,不要混淆最常見的問題和最重要的問題;
(2)事先向他預約會談的時間;
(3)選擇適當的時間以避免耽擱。不僅要節約他的時間,而且要選擇合適的時機,如果在錯誤的時候提出問題,他可能會拖延。
3、重要事情徵求他的意見,並且做好各方準備
徵求老闆的意見,這是最基本的對老闆的尊重,此外,老闆的意見往往是指導性的、原則性的,只有在這種原則性的指導下才能進一步做工作:
(1)為你的會議進行精心準備。首先,優勢歸於有準備的人;其次,準備能幫你迅速論及中心議題;
(2)在討論中要先談整體情況,再談具體細節。從基本問題開始提醒他目標是什麼,你目前已經做到哪一步了,以及你希望得到他哪方面的意見;
(3)徵求建議之前要對市場調查的結果進行分析,別像郵差一樣將充斥各種資料的厚厚檔案直接轉交給你的老闆。要有選擇性和直觀性,將資料分類,突出重點;
(4)不要只給他壞訊息,要多給他好訊息。如果你只是不斷地帶來壞訊息,久而久之,你自己也就成了壞訊息。不要因為你要集中處理問題,而輕視好訊息。這樣做,只會創造不良的氣氛;
(5)確保他不致經常從別人那裡獲得資訊。有時候因為我們羞於啟齒或認為資訊不相關,而沒有向上司作彙報,但其他人可能在你之前就這麼做了。上司會說“你為什麼不告訴我……”,這時你不僅需要為自己辯解,還可能要糾正錯誤資訊。
(6)提出問題也提供解決方案
好的老闆痛恨那種有了問題就將問題放在他的肩上,而不能帶來解決方案或者至少給出某些選擇的行為。你至少應該明白:在目標和結果中間,通常都會有差距。有一些選擇能縮小這種差距,必須確定可以做的選擇、關鍵任務、資料、所需的人力和資源。在這些解決問題的步驟當中,你需要你的老闆參與哪一個?要明確你需要的幫助是什麼,而不是在董事會上給他帶來壓力“我有一個問題……”
做好老闆最關心的事
有些主管認為自己只要多做事,勤勤懇懇就能獲得上司的青睞,因此他們時時就把“多做事”當作信條。其實不然,作為老闆,他看重的不是你做了多少事情,也不是你花了多少時間來做事情,他們最看重的是你有沒有把他最關心的、他認為最重要的事情做好!如果你把大部分時間和精力,花在上司不關心的工作上,那你等於喪失機會,無法讓平日的工作獲得最佳效益。這樣做也會為你和上司帶來更多壓力,讓別人以為你是庸才。
所以你需要時刻問自己這些問題:哪些是最重要的事情?這是否已經足夠好了?是否需要對這個專案投入更多的時間和精力?把這些時間和精力花費在其他地方是不是更好些?
上司對你的工作不滿意,有八成跟你的重要工作沒有做好有關。所以,你的第一要務就是知道這這些重要工作是什麼,然後,專心地把這些重要工作做好。
那麼,究竟你該怎麼做,才