尾敦這次前來薊城參加會議，不僅代表著漁陽太守的身份，同時還代表了鎮北軍的主將徐榮。狄平軍屯事務剛剛鋪開，北面的烏桓人又時常出沒，因此徐榮必須親自坐鎮，無法抽身前來。
趙雲鎮守的幽州西線如今有夏侯蘭、魏攸、程緒、韓珩、劉放和馬臺等人維持局面。短時間的離開並不會影響大局。
張郃離開涿縣時，將調兵虎符暫時交於涿郡太守張瓚保管，五阮關則由副將牽招率軍鎮守。張瓚本身就是帶兵將領出身，正好可以暫代張郃穩住局面。兩萬幽燕軍暫時沒有接到作戰任務，尚在整訓階段，所以也不會出什麼亂子。
太史慈和鮮于輔這次同時返回幽州倒是有些出乎諸人的預料，由此也可以看出這次的會議絕對不簡單。
太史慈麾下兩萬兵馬一直駐紮於高邑，在他走後有盧植和沮授兩個強人負責統管，並不用擔心南面的袁紹能玩出什麼花樣。劉和也不怕太史慈離開之後盧植是否會趁機將這兩萬兵馬變成自己的軍隊，用兩萬兵馬來檢驗一下盧植的立場和態度還是值得的。劉和賠得起。
鮮于輔和劉政自從拿下渤海之後便搭起了班子，兩人一人主政，一人主軍，配合的頗為默契。劉虞本欲調劉政前往右北平郡出任太守之職，但鑑於渤海郡的重要性，便臨時調整了部署，讓劉政留在渤海擔任太守，另派原涿郡太守王松前往右北平上任。鮮于輔北上薊城之前，將軍權交予太守劉政。由劉政全權處理渤海軍務。
李儒作為度遼軍的軍師，又兼任監察署長官之職，所以一直未曾前往令支赴任，這次便代替度遼將軍鮮于銀參加會議。駐守居庸關的徐晃被孫禮接替。這次也是有幸返回薊城列席會議，等到會議結束之後便立即前往令支協助鮮于銀建設度遼軍。
剩下的郭嘉、田疇和徐邈三人為司令署贊畫司、軍情司和文宣司的司長，也有資格參加會議，還有最後一人慕容平則是作為龍虎衛近衛營統領。負責整個會場的安全和秩序。
這次秘密會議的地點選在一個外人根本無法想象的地方進行，會議歷時整整七天，所有內容嚴格對外保密。直到許多年以後才為世人所知曉。
作為會議的發起人和主持者，劉和是在七月間天氣最熱的時候離開薊城的，當時他帶著夫人蔡琰和郭嘉等人一起前往軍都山，說是要去山中避暑養性。軍都山綠樹掩映，山風徐徐，倒是一處避暑的好地方。
護送劉和入山的三千龍虎衛士兵到了軍都山腳下之後，便將通往居庸關的道路徹底封鎖，居庸守將孫禮則親自出來迎接，將劉和迎進了關內。
其餘參加會議的人員皆是秘密趕赴此處，沿路從不露面，因此外界根本無法掌握行蹤。
居庸關內可供士兵居住的營房不少，但能讓劉和與諸位大佬下榻的地方卻不多，提前接到密報的孫禮趕在劉和抵達之前便發動關內士兵在山中風景旖旎之處修建了一處木質的大院落，以供眾人聚會和住宿。
按照劉和的特別吩咐，會場內不再採用分席跪榻議事的陳設，取而代之的則是幾張四四方方的長條高腿的木桌拼成一個巨大的扁“回”形，在桌子後方則是按照座次擺著高腳帶靠背的木椅，參加會議的人員進入之後直接就座，不用脫去鞋履。
等到所有人員聚齊之後，會議立即開始。
劉和開宗明義對大家說道：“最近幾個月來，各地形勢變化甚大，幽州雖無近憂，但我們必須著眼長遠，對接下來的形勢進行評估和預判，同時做出相應的部署與安排。在座諸位皆是我信賴和倚重之人，這次我下了很大決心將你們從四面八方召集到居庸關內，就是要讓大家暢所欲言，群策群力，為幽州謀一個繁花似錦的前途和未來！”
“我們這次的會議共分三個部分，前兩天主要是對幽州以往的大小戰事進行一次系統的、全面的梳理分析，查詢在我們隊伍中存在的弱點和不足，歸納具有指導意義的經驗做法，最終形成一份綜合性的總結報告。中間兩天主要是對各路軍閥的綜合實力進行分析評估，發現和借鑑他們的長處，針對他們存在的弱點尋找突破的方法。最後三天則是制定幽州未來三到五年的擴張目標和具體的行動綱領，在這個計劃之中不僅要考慮軍隊戰力因素，其他諸如財富錢糧、內政策略、對外輿情宣傳、各種自然災害，重大突發變故等方面，也需充分的進行考慮和預測。”
眾人聽完劉和的開場語之後，紛紛點頭，眼神之中充滿了期待和自信。
劉和說完之後，田疇起身說道：“下面我們開始進行會議的第一部分，首先由我對近五年以來有幽