四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。我在紙上畫給你看。”
時間管理四象限
“我們平時遇到的事情都可以放到這四個象限裡進行研究，是著名的‘四象限分析法’在時間管理上的著名應用，呵呵。那麼為什麼80％的人在工作中都不能很好地應用這個理論呢？那是因為他們雖然有了這本‘武林秘籍’，卻不知道要練此功必先打通任督二脈，所以才導致他們無功而返，甚至走火入魔。”
“那我的任督二脈打通了嗎？”小強迫不及待地追問。
“早已讓老朽打通了，呵呵。”老付捋著下巴上根本不存在的長鬍子。
“所謂的‘任督二脈’，指的就是如何評估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的緊迫程度。還記得嗎？在我出差的那段時間裡我們一起找到了你的職業價值觀，那就是你評估一件事情重要程度的標準，而緊迫程度則是任務的時間底線。那80％的人之所以在應用這套理論的時候失敗，就是因為他們沒有很好地解決這兩個問題。我想問問你，假設你現在把一天的工作都分門別類地放到了這四個象限裡，你會將自己的精力放在哪個象限上呢？”
“嗯，讓我想想，如果是我的話，我會將精力放在第一象限和第三象限上，因為他們都是最迫切需要解決的事情，是要立即去辦的。”小強略微思考後說。
“這個答案值得商榷，大部分的低效管理者都選擇了和你一樣的答案。他們天天在處理火燒眉毛的事情，就像是救火隊員一般，那邊出事了，就趕緊跑過去應付；這邊出事了又立即趕回來處理。同時他們竟然還從這‘忙碌’中產生了一種‘成就感’，真是讓人啼笑皆非。這些事情是需要立即去辦的沒錯，但是他們並不值得你投入太多的精力和時間。要知道，在一個錯誤的基礎上，做再多正確的事情都是沒用的。讓我們來具體地分析一下四個象限吧。”
第一象限：重要而且緊急。舉例：處理某媒體對公司的負面報道、為孩子填報高考志願等。這些事情必須馬上去做，否則後果將會非常嚴重。但是在你立即去做的同時你應該思考這樣一個問題：真的有那麼多重要而且緊急的事情嗎？
第二象限：重要但不緊急。舉例：編寫公司下季度的工作計劃、制定家庭的投資理財策略、參加心理諮詢師的培訓等。這些事情雖然看起來不緊急，但是我們卻不能置之不理。如果你現在不重視它，它隨時都會發展成重要而且緊急的事情，比如說，你已經發現了兒童牙刷這個細分市場還沒有被競爭對手佔領，但是你將制定針對這個市場的產品策略放在第二象限遲遲不處理，結果某一天你逛超市的時候發現，哇，競爭對手的兒童牙刷已經投放市場了。那麼這個時候，制定產品策略的事情就轉移到了第一象限，重要而且緊急。可見，對待這個象限的事情，即使沒有立即去做的必要，也至少要做一份時間計劃表。你可以思考這樣一個問題：如何避免更多的事情進入令人討厭的第一象限？
第三象限：不重要但緊急。舉例：辦公室裡的突然來電、臨時會議等。這個象限裡的時間投入是相當可惜而且無奈的，忙了半天可能一點效果都沒有，包括你在內的很多人都會被假象所迷惑，認為‘緊急’的就是‘重要’的。其實‘緊急’和‘重要’一點關係都沒有。在這個象限，我們應該思考這個問題：我們如何儘量減少第三象限的事務？
第四象限：不重要而且不緊急。舉例：看無聊的電視節目、一個人閒逛等。這個象限裡的事情都是用來打發時間的，僅僅當做前三個象限的調劑的話還說得過去，如果過多地沉迷於這個象限，我們的價值就會大打折扣。在這個象限，我們應該思考這個問題：我們在工作中是否有必要進入這個象限？
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改造你的任務清單
“前面是我對四個象限的介紹，那現在，小強啊，請你把這周做的所有事情寫在這張白紙上。”
“好的，幸虧我每天都記錄下自己做的所有工作。”
小強的一週事務清單
1。 臨時參加技術研討會
2。 幫助同事解決寫程式時遇到的技術難題
3。 領導安排寫一個專案說明文件
4。 對產品進行全面的測試
5。 看《火影忍者》連載漫畫
6。 打若干用於溝通的電話
7。 編寫產品銷售策略
8。 透過網路收看NBA轉播