如果因為某些特殊原因，導致會長對某件事懸而未決，那我便會記錄下未決的原因和會長的進一步指示。如果遇到負責人沒有按照會長的指示把事情按時辦好的情況，我也會毫不留情地將負責人叫過來加以督促。
剛開始做秘書時，當我幹了一兩回這樣的事之後，便覺得有必要把會長的各種指示專門整理成一個清單，這樣便於隨時確認每件事的完成情況。這樣做還有一個好處，那就是每次會長想要確認什麼事的時候，不用非要打電話叫負責人過來，有時候看一看我的清單就一目瞭然了。
因為我的上司就是個善於整理的人，所以我在這方面更是不敢怠慢。每次開會之後或是出門之前，我要做的第一件事便是整理會長的桌子。從桌子左端開始，把各種檔案按照待審批的材料、電子郵件、傳真、書信的順序分門別類，一一整理好。緊急的檔案則會做上特別的標記單放出來。
對於那些需要回信的內容，如果是我力所能及的，我都會幫會長打好回信的草稿。這也是為了儘可能地減少會長處理檔案的時間。如果不分類整理，而是不管三七二十一將檔案一股腦兒堆到上司面前，那麼面對雜七雜八堆積如山的檔案，上司甚至都不知道該從何看起。
每天早上，放在領導桌上的，都應該是新的需要審批的資料、報告書、便條等等。任由昨天的檔案原封不動地擺在那裡是不可取的，因為對於企業來說，現在和未來比過去更為重要。昨天的東西留到今天再來處理，那無異於在浪費時間，是毫無意義的。
不管怎麼說，秘書最重要的工作就是儘可能為上司節省出更多的時間。就算是1秒鐘，也不要讓上司虛度，只有這樣地爭分奪秒，才能為企業創造出更多的效益。為此，但凡上司的事情，都要想辦法為他分擔一些，減少他的工作量。“整理”便是為上司掙出時間的最基本的辦法。
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24小時待命的職業玩家（1）
我每天的作息通常是從前一天的夜裡開始的。每天早上6點就要出門上班，所以基本上也沒時間給丈夫和孩子做早飯。所以我每天出門前都會提前把飯桌收拾好，然後把丈夫要穿的衣服也準備好。不然的話，性格馬虎的丈夫出門時肯定又要丟三落四的。
到了公司之後，我會為會長整理一份一目瞭然的當天日程，然後用最快的速度檢視一遍會長的電子郵件。整理這幾十甚至上百封郵件，比想像的要費時得多。刪除垃圾郵件，然後把剩下的郵件按照重要郵件和不太重要的郵件歸類，一看鐘，不知不覺已7點10分了，會長已經該來上班了。然後我會給會長泡上一杯茶，然後花5分鐘左右的時間把當天的日程彙報一下。之後，會長便會對我下達當天的業務指示。這時差不多7點半了，我和會長便會到休息室開始學習外語。
8點半左右，我便坐在秘書室內，開始一天的工作。接電話、安排會議日程、為會長要參加的研討會準備資料等等。一天24個小時顯得好不夠用。如果哪天要外出辦事的話，那麼回來之後還得處理堆積下來的工作——準點下班？想也別想咯。
下班後也滿腦子都是工作上的事
相信職場人都會有這樣的感受，上午計劃好的事情，下午要按計劃執行並不那麼容易，因為中間會發生無數的偶然事件，打亂你的計劃。
我的工作也是如此。一天之內，經常會接到一些火急火燎地指示，等把這些事情辦完了，才發現，本來下定決心今天一定要搞定的事情甚至連著手的時間都沒有。於是乎，要麼加班，要麼把材料帶回家在家裡加班……
下班之前，我還會再研究一遍第二天的日程安排，反覆檢查日程是否合理、要辦的事情是否都排在日程裡了、有沒有什麼落下的事情。比如，第二天要開經營戰略會議的話，我便會跟會長打招呼讓他8點前就要來。若是第二天要到外地出差，那麼我便會根據火車的出發時間看看是否要為會長準備路上吃的三明治。如果火車是午餐時間開，那就給他準備便當。
下班之前，我還會再檢查一遍會長的桌子。一邊看看會長有沒有什麼落下的東西，一邊順便幫著簡單清掃一下桌子。畢竟，會長是愛乾淨的，所以我也總會幫著把他的桌子收拾乾淨。
最後我會檢查一下自己的日程。先是看看有沒有今天必須做但是漏掉或是忘掉了的事情。然後，對於明天要做的事情，也預先作個計劃。
就算是坐在回家的車上，我的腦子也一刻都閒不下來。需要會長回覆的那些檔案要怎樣幫會長打草稿，