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新省的工作人員，部分來自滿洲事務局和中國事務局的原有人員，部分是從外務省現已撤銷的東亞局、南洋局和美洲局調來的官員，還有一部分是陸海軍軍官。
青木一男，過去曾擔任過東京的大藏相，還當過汪精衛政權的最高經濟顧問，被任命為大東亞相；山本熊一，1941年曾任日本外務省美洲局長，1942年曾短期擔任過外務次官，被任命為大東亞省次官。
建立大東亞省的真正原因似乎是軍方想要排擠外務省。軍方始終不信任外務省，認為它在暗中反對他們。至於新的省，它對佔領地區主要問題的決策方面最多隻起諮詢作用。各地方自治政府應准予自治到什麼程度，那是內閣和大本營之間爭論的問題，他們從來就是那樣爭論的。根據山本自己的證詞，他的省無權過問直接處於軍事統治下的國家——例如東印度群島。他在國際軍事法庭上的證詞是受到懷疑的，因為他顯然是急於想擺脫對日本統治的殘酷狀況的責任。但是東條1942年在御前會議調查委員會上的談話證實了山本的話；如果東條有辦法的話，他是不會那樣說的。
大東亞省的主要活動是在文化宣傳領域方面。它派遣大批日語教師和其他教員或短期講學講師到佔領地區去。它安排日本和大東亞的兒個“盟國”之間的“友好訪問團”。在日本以外的大東亞區域裡，有一批批經過仔細挑選的學生被送到日本大學去學習一段時間：大東亞省負責這些學生的活動。大東亞省組織定期的大東亞文藝和科學會議，促進整個地區的各種文化交流。它佈置一些學者以日本為“領導國”的觀點來編寫大東亞歷史。人類學家們則埋頭於證明日本人和東南亞民族的共同的種族起源，這一工作做得使他們自己感到滿意。
1943年4 月重光葵被任命為外相之後，大東亞省開始倒運，而外務省再次走運。
宣佈“對華新政策”，給予菲律賓獨立，並給它以日本的同盟者的地位，採取這些步驟的目的在於要在敵對的同盟國宣佈其遠東戰爭的目標之前搶先一步。同盟國1943年12月在開羅會議上正式發表了這樣一個宣言，但是日本人先發制人，於1943年11月5 日在東京召開了大東亞國家會議。出席會議的有滿洲國首相張景惠，南京政府首腦汪精衛，“新菲律賓”總統洛雷爾和緬甸元首巴莫。暹羅總理鑾披汶以身體不好為由未參加會議，派了旺·懷他耶功親王為代表。蘇巴斯·錢德拉·鮑斯代表：
“自由印度”作為觀察員列席，但由巴莫代表印度講話。
東條在表示歡迎的開幕詞中譴責英美兩國以關心和平和正義為幌子，企圖使自己對亞洲的殖民剝削永久化。他說，貿易機會均等的主張只不過是達到這一目的的一種手段而已。“他們自己的領土一貫對我們亞洲人關門，因而也就是不給我們這種平等的機會，並阻礙我們的貿易，他們謀求的只是他們自己的繁榮。”東條接著描繪了新秩序的原則，說這種新秩序是以大東亞固有的道義精神為基礎的。他把這些原則解釋為互相尊重獨立自主，發揚“一種優秀的文化秩序”以對抗西方的物質文明，並在互惠基礎上進行緊密的經濟合作。顯然是為了向西方同盟國作出姿態，他還宣稱，“我仍正在建立的大東亞新秩序不是關門主義的，而是積極地謀求同世界各國在政治上、經濟上和文化上建立合作關係，從而對世界進步作出貢獻。”
東條講話之後，接著是“同盟國家”的代表們發言。他們對東條已闡明的原則表示感謝和支援。11月6 日，大會正式透過了體現日本首相所闡明的原則的聯合宣言。
這些活動全都是由大東亞省在幕後精心佈置的。巴莫在1946年宣稱，每個“同盟國家”的代表團背後都有一個日本官員在指導他們該怎麼說和該怎麼做。他說，整個議程都是由日本人事先安排好的，不容有任何改動。事實上，佔領地區的真實情況對大東亞會議上所確定的崇高理想是一個滑稽的嘲弄。這些地區的人民所遭受的經濟上的苦難，在很大程度上確實與戰爭狀態是分不開的，不能全怪日本人。在一些地區進行著砌對日本人的武裝抵抗，是給雙方都帶來殘酷和恐怖的一種戰爭。
日本軍政監部在各個佔領地區所採取的行政和經濟措施，同任何佔領軍所採取的措施並沒有什麼根本的區別。但是日本兵對待赤手空拳的平民的傲慢和殘忍行為激起了人們對日本人的普遍仇恨。使得關於共榮圈的全部宣傳都成了荒謬之談。日本兵的行為在某種程度上是日本應徵士兵自身受到的嚴厲管教的結果。例如：為了